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Muy buenas @Vicoco , ahí veo tus preguntas que van enlazadas una con otra. Déjame que le eche un vistazo y trato de explicar de la manera más simple lo que a mi parecer sería el uso correcto dependiendo del trabajo a realizar. No es algo que te pueda simplificar en dos renglones más con el tema de Vault.
Recién vuelo de estar haciendo montaña (aun tengo un par de días de vacaciones por aquí), pero mañana (ya son las 12 de la noche en España) con calma y un café te redacto al respecto y espero despejar tus dudas que son muy interesantes realmente. Igualmente, te comento que el Vault si se puede usar si disponeis de él, es muy interesante y yo lo recomiendo en empresas colaborativas.

Un saludo!